Settore: Servizi di vigilanza privata
Area: acquisti/amministrazione
Dimensione: grande impresa
Problema da risolvere nel caso specifico: gestione parco auto, una una delle voci di costo più rilevanti per il cliente che deve gestire in maniera destrutturata informazioni provenienti da utenti, ERP2 e altri applicativi. Il cliente percepisce la perdita di efficienza data la mancanza di controllo, ma non riesce nemmeno a quantificarla
Chi si occupa di logistica e quindi si trova ad amministrare una flotta aziendale, è consapevole del fatto che uno degli aspetti più importanti riguarda proprio la gestione dei mezzi. Con gestione della flotta si intende l’insieme delle attività che consentono di mitigare l’impatto economico che il parco mezzi può avere sui costi aziendali.
La gestione flotta (detta anche “fleet management”), è un’attività strategica fondamentale per un’impresa che opera nel settore della vigilanza, infatti comprende numerose attività che riguardano:
- gestione dell’acquisizione e della dismissione dei mezzi
- gestione dei contratti di responsabilità civile automobilistica
- gestione logistica dei mezzi
- gestione della manutenzione ordinaria e straordinaria dei mezzi
- gestione delle spese correnti dei mezzi (carburante, tasse, sinistri, ecc.)
- gestione delle attività di pianificazione delle missioni.
L’obiettivo del fleet manager diventa quindi quello di ottimizzare al meglio ogni singolo aspetto della gestione per ottenere una migliore efficienza su ciascun mezzo. Il fleet manager deve tenere sotto controllo diversi parametri, ma soprattutto la somma dei costi necessari per garantirne l’efficienza e per calcolarlo occorre tener presente diversi parametri:
- prezzo netto di acquisto del veicolo commerciale
- eventuale costo degli interessi se acquistati in leasing o con finanziamenti
- valore del mezzo al termine del periodo sulla base degli anni di utilizzo dei mezzi
- calcolo dei Km di percorrenza previsti fino al termine dell’utilizzo
- consumo medio di carburante previsto e quindi costo annuo del carburante per ogni singolo mezzo
- calcolo dei set di pneumatici estivi/invernali che dovranno essere utilizzati sulla base della percorrenza prevista e calcolo del costo totale
- costo dei tagliandi programmati ed eventuali riparazioni straordinarie
- costo della tassa di possesso per il numero di anni di proprietà
- costo dell’assicurazione di responsabilità civile automobilistica
- eventuali costi di pedaggio autostradale
- eventuali costi legati ai sinistri (sulla base della sinistrosità media della flotta)
La maggior parte di questi parametri prevedono una completa conoscenza da parte del fleet manager del settore in cui si opera e dunque, relativamente ai calcoli precedentemente effettuati, è possibile calcolare con buona precisione il costo totale negli anni di ogni singolo mezzo, anche se il costo globale di un veicolo non ha alcun significato se non messo a confronto coi benefici che esso potrà produrre per verificare con buon margine di controllo la sostenibilità dell’investimento.
A seguire dovrà essere necessario prevedere delle attività pianificate (giornaliere) come il raccoglimento di tutta la documentazione, che deve essere sempre ordinata ed a portata di mano.
Fogli compilati a mano e sparsi negli uffici permettono raccolte dati solo parziali e quindi non sicuri. Dalle informazioni sui veicoli alle fatture dei fornitori, passando per pezzi di ricambio ed attrezzature varie.
Oggi queste operazioni risultano molto più semplici grazie al BPM di Centro Software: sono tanti infatti i modi possibili per raggruppare la documentazione in un unico sistema informativo, così da avere sempre un report completo a disposizione dell ufficio amministrativo e dell’ufficio acquisti.
Soluzione al momento adottata tramite il BPM di Centro Software che al momento risolve l’attività più importante del processo collegato alla gestione del Parco Aziendale.
- Inserimento Richiesta
- responsabile del parco auto (di area o di filiale) può inserire delle richieste di intervento su autoveicoli;
- il sistema è collegato con SAM ERP2 di Centro Software (per fornitori, articoli, listini) e con il loro sistema di gestione per le targhe dei veicoli.
- Approvazione Richiesta
- se l’importo della richiesta supera una soglia o se l’intervento è di “straordinario” occorre approvazione dell’Uff. Acquisti.
- Ordine al Fornitore:
- quando la richiesta è approvata, viene inviata una mail di “Ordine di Lavoro” direttamente al fornitore che conferma la ricezione ed il preventivo. Viene allegata mail di conferma.
- quando la richiesta è approvata, viene inviata una mail di “Ordine di Lavoro” direttamente al fornitore che conferma la ricezione ed il preventivo. Viene allegata mail di conferma.
- Ricezione e Sblocco Scadenza di Pagamento
- una volta eseguito il lavoro, si attende la fattura che viene visitata dal richiedente; questa operazione genera lo sblocco della scadenza sull’ERP.