Settore: Alimentare
Area: Acquisti/Amministrazione
Dimensione: Media impresa
Problema risolto nel caso specifico: gestione di un processo di RdA complesso, a più livelli di firma, con una serie di situazioni determinate dai relativi Centri di costo e dai valori di budget inseriti nell’RdA stessa.
Si doveva inoltre supplire alla gestione completamente umana dell’interazione con soggetti esterni all’azienda, spesso in mobilità.
Prima del nostro intervento non esisteva alcuna tracciabilità del flusso, blocchi del processo, quindi tempo sprecato da vari utenti in attività a basso valore aggiunto.
Un processo di approvvigionamento ha lo scopo di acquisire un bene o servizio da mercato.
La Richiesta d’Acquisto dovrà contenere tutte le indicazioni necessarie ad individuare il prodotto o servizio da acquistare e cioè:
- Denominazione
- Descrizione
- Quantità
- Caratteristiche tecniche e/o specifiche
- Eventuali disegni tecnici/costruttivi
- Eventuali fornitori idonei conosciuti o precedentemente utilizzati
- Tempi di approvvigionamento richiesti
- Budget a disposizione per tale acquisto
- Autorizzazione alla spesa nei limiti del suddetto budget
A meno di casi particolari, come brevetti, unici produttori etc. … per i quali dovrà essere ampiamente giustificata e in maniera chiara la scelta di un unico e determinato fornitore, i contenuti della RdA dovranno permettere quindi all’ufficio acquisti di rivolgersi al relativo mercato di fornitura in modo tale da poter ottenere offerte valide (ma soprattutto comparabili) da più fornitori allo scopo di verificare i prezzi permettendo una scelta mirata cercando di ottenere il prodotto o servizio con il miglior rapporto qualità/prezzo.
Questo documento diventa inoltre anche una specifica autorizzazione alla spesa fino al limite di budget in essa indicato.
La RdA era anche soggetta al visto del responsabile dell’Ufficio Acquisti per la verifica della disponibilità del budget prima di essere lavorabile dalle singole persone dell’ufficio.
Il lavoro di preparazione di una RdA talvolta è sottovalutato mentre è bene sottolineare che quanto più una RdA è completa ossia, quanto meglio il prodotto o servizio è definito nelle sue caratteristiche/specifiche tecniche con tutti i dati sopra elencati, tanto più celere e preciso potrà essere il lavoro dell’ufficio nel portare a termine l’attività di acquisto nel rispetto delle procedure e degli obiettivi di budget aziendali e secondo le caratteristiche desiderate.
Soluzione: BPM Centro Software
Oggi il processo è gestito con il BPM di Centro Software, che oltre a guidare il flusso nei vari livelli di firma, si integra a SAM ERP2 (gli ordini vengono COMPLETAMENTE BLOCCATI a fronte di un processo in corso).
Nella stampa degli Ordini di Acquisto dal gestionale SAM ERP2 si vede nome utente, data e ora di firma relative al processo BPM.
E’ stata poi implementata una tabella pivot su Excel che interroga TUTTI gli ordini di acquisto e quelli legati a processo e hanno come campi filtrabili Nome utente data, ora, firma e altre info riguardanti i processi.
Ne va da sé che per poter ottemperare ai processi di RdA e fare in modo che quelle attività si svolgessero nella più ampia trasparenza e senza intoppi non bastava il solo gestionale SAM ERP2, ma si è necessario uno strumento di alto livello (il BPM di Centro Software) che abbia potuto guidare l’Azienda nelle scelte fondamentali evitando ridondanze e quindi spreco di tempo, accompagnando ogni singola persona dell’ufficio acquisti verso le migliori performance richieste dalla Direzione.