Settore: Azienda Manifatturiera
Area: commerciale/amministrazione/direzione
Dimensione: media impresa
Problema da risolvere nel caso specifico: Quando la Pubblica Amministrazione ha la necessità di realizzare opere pubbliche o di acquisire beni, servizi o forniture, esiste un iter ben preciso da seguire per assicurare il rispetto dei principi di trasparenza, concorrenza e meritocrazia nell’assegnazione.
Questa procedura viene chiamata Gara di Appalto che è il contratto che mette in correlazione due parti: l’appaltatore e l’appaltante.
Possiamo quindi definire la gara di appalto come lo strumento con cui la pubblica amministrazione annuncia il proprio bisogno di acquisire beni o servizi.
La procedura amministrativa della Gara d’appalto inizia con la pubblicazione del bando di gara nel quale viene descritto l’entità del lavoro richiesto, per cui saranno interessate tutte le imprese che sono in possesso dei requisiti richiesti e che saranno in grado di presentare le loro rispettive offerte.
Ad aggiudicarsi il diritto a stipulare il contratto sarà l’impresa la cui offerta risulterà maggiormente idonea in termini di requisiti, prezzo e qualità, dove per requisiti si intendono l’affidabilità professionale, la capacità economica e la capacità tecnica del concorrente.
Soluzione: BPM Centro Software
Per poter gestire in ogni sua fase critica tutto l’iter della gestione delle gare d’appalto sono stati evidenziati degli obiettivi:
- la gestione delle gare, dalla decisione di partecipare o meno, fino all’eventuale aggiudicazione o ricorsi;
- tenere traccia dello stato di avanzamento di ciascuna gara e programmare le attività future;
- le gare sono numerose e, a volte, si protraggono per molti mesi per cui è essenziale uno strumento flessibile per tenere traccia di tutte le attività e dei documenti;
- BPM di Centro Software è lo strumento ideale perché unisce in un solo ambiente i dati della gara, i documenti, le attività da fare e fatte, lo storico di tutto;
- è accessibile anche da web/mobile per le attività da fari fuori dall’ufficio (ad esempio apertura delle buste, analisi della concorrenza…)
Processo BPM
- Il processo inizia dall’inserimento della opportunità di una nuova gara (ufficio gare). La gara viene individuata con tutte le informazioni necessarie (ente appaltante, codice cig, …);
- La direzione decide se partecipare; in caso negativo viene comunque archiviata la motivazione;
- Se si decide di partecipare, la prima cosa è pianificare il lavoro che viene suddiviso ed assegnato:
- parte tecnica
- parte amministrativa
- offerta economica
- Il plico viene approvato dalla proprietà aziendale;
- Viene inviata la documentazione all’ente;
- Gestione dell’apertura buste (viene dato incarico ufficiale tramite lettera);
- All’apertura delle buste si è pensato di utilizzare l’applicazione mobile/web anche per poter inserire i dati relativi ad altri concorrenti (prezzi, condizioni varie);
- Viene registrata la sentenza della gara;
- A questo punto si aprono vari scenari:
- gara non aggiudicata ==> non fare ricorso;
- gara non aggiudicata ==> fare ricorso (gestione scadenze e tempi);
- gara aggiudicata in definitiva;
- gara aggiudicata provvisoriamente (gestione scadenze e tempi);
- Firma e archiviazione contratto ufficiale.
Nei vari passaggi sono previsti documenti da archiviare o revisionare a seconda dei casi.
In caso di gara aggiudicata, può partire un processo collegato “STARTUP” che raccoglie le attività interne all’azienda per prendere in carico le attività relative alla gara aggiudicata.
Il processo STARTUP, infatti, consiste in una serie di attività a cavallo tra la presa in carico del contratto ed il post-vendita:
- Analisi delle richieste;
- Procurement delle dotazioni necessarie;
- Assunzione del personale necessario o passaggio di cantiere (in caso di subentro ad altra ditta);
- Assegnazione dell’account responsabile del cantiere;
- Inserimento del contratto a sistema.
E la parte post vendita:
- Programmazione visite periodiche e audit;
- Scadenza contratto
- …
Il processo STARTUP può anche partire indipendentemente da una gara di appalto, nel caso di clienti privati ed è il risultato di una normale attività commerciale.