L’applicativo BPM utilizza utenti dedicati. Di default viene creato l’utente ADMIN che ha abilitazioni illimitate. Possono essere definiti utenti nominali oppure “gruppi”, cioè utenti generici che raggruppano utenti nominali.
È possibile impostare anche un utente NON ATTIVO; questo impedisce che all’utente vengano delegate delle attività, che l’utente venga inserito come Owner di un processo o di altro. La ricerca per utente rimane invece abilitata in modo da poter visualizzare tutte le attività o i processi di un Utente Non Attivo.
L’utente può essere collegato a più gruppi. L’inserimento dell’utente nel gruppo è possibile direttamente dall’utente Gruppo.
All’utente inserito nel gruppo è possibile assegnare una funzione e definire se l’utente è amministratore del gruppo o solo utente collegato. Il fatto che un utente è Amministratore del gruppo permette allo stesso di vedere da Home Page sia le attività ancora del gruppo, sia le attività dei singoli utenti del gruppo. L’utente non amministratore invece vede le sole attività del gruppo oppure le proprie.
Nel caso in cui sia stato indicato un indirizzo mail l’utente riceve in automatico sia le proprie mail che quelle destinate al proprio gruppo. È però possibile indicare se i diversi utenti debbano anche ricevere le mail indirizzate al gruppo oppure no.
Per ogni singolo utente o gruppo è possibile abilitare o disabilitare singole funzioni dell’applicativo. Andando in edit dell’utente e selezionando su ogni singola voce, con il tasto dx del mouse, Abilita o Disabilita. Il simbolo indica che tale funzione è disabilitata e viene anche indicato a quale livello è stata disabilitata la funzione.
