Mappatura dei processi
Indica con un flow chart facilmente comprensibile le fasi del processo (che cosa), gli utenti o i gruppi incaricati (chi), le durate (quando), nonché le condizioni per il passaggio da un task all’altro.
Si compone di una superficie di disegno su cui possono essere trascinate le attività o gli oggetti a disposizione (attività, invio di mail, invio di dati a programmi esterni, lancio di processi collegati, ecc.)
FORM Designer
Il form designer è in grado di descrivere i dati e i documenti gestiti dalle varie fasi del processo. Ogni fase e ogni attività del processo è caratterizzata da dati e documenti in ingresso e uscita. È possibile posizionare le informazioni all’interno di form tramite un semplice designer con il drag & drop
In questo modo si possono mettere a disposizione degli addetti tutte le informazioni
necessarie e soltanto quelle, in modo che siano immediatamente disponibili, senza bisogno di doverle ricercare.
Ove disponibili si possono quindi recuperare le informazioni già presenti sui sistemi esistenti senza alcun sforzo, mentre ove i sistemi (software gestionali / ERP) sono più carenti è possibile supportare la gestione dei processi anche proprio con l’ausilio del BPM.
Si possono definire regole di validazione e controlli semplici o complessi a seconda delle necessità.
I dati presenti nel form designer costituiscono il database dei processi; tutti i campi sono pertanto ricercabili e utilizzabili.
Le variabili del processo
Le variabili sono i dati che caratterizzano l’esecuzione di ciascun processo. Ogni processo ha dati di input e di output che devono essere inseriti o determinati durante l’esecuzione.
Le variabili possono essere inserite dagli utenti oppure possono provenire dall’ERP: vanno in ogni caso definite nell’ambiente del disegno del processo.