Avete presente quello che una volta veniva utilizzato per scrivere una lettera in bella calligrafia con penna e calamaio, ha sapore di antico, ma quel foglio bianco era il sistema di comunicazione più diffuso, così ognuno poteva scrivere missive a parenti distanti, lettere commerciali, contestazioni e messaggi d’amore.
Ogni tipologia di lettera poteva essere collocata su quel foglio secondo l’oggetto e il fine di quel messaggio.
Quel foglio era quindi la base della comunicazione, la penna ne era lo strumento e il servizio postale ne diventava il mezzo di trasporto.
Il BPM di Centro Software è sostanzialmente questo: un foglio su cui scrivere (disegnare) azioni correlate tra loro con l’obiettivo di una continua comunicazione con i collaboratori interni ed esterni all’azienda, a seconda dell’oggetto.
Come il foglio bianco, il BPM di Centro Software è alla base della comunicazione, la penna è il suo designer, mentre i mezzi di trasporto sono sia la posta elettronica che I dati condivisi dal BPM.
Scriviamo…
Ipotizziamo di scrivere su carta un processo presente in tutte le imprese: la lista delle attività collegate alla richiesta di offerta di un cliente, per cui redigerla e tenerla sotto controllo fino al miglior raggiungimento dell’obiettivo finale: vendere.
Cosa è necessario fare perché tutte le attività vengano effettuate in modo progressivo, senza dimenticanze e soprattutto dalle persone preposte?
Scriviamo… ipotizziamo il caso di nuovo contatto, sicuramente è necessario prima verificarne la solvibilità da parte dell’ufficio amministrativo, poi a seguire, il responsabile commerciale dovrà incaricare la figura più idonea a seguire la trattativa in base alla zona di provenienza e dovrà segnalare se dovrà prima visitare il cliente, poi la stessa figura commerciale dovrà verificare la fattibilità della richiesta con l’ufficio tecnico ed emettere la migliore proposta commerciale.
Dovrà quindi essere spedita una mail al cliente che dovrà essere monitorata; in caso in cui la proposta sia ancora sospesa si dovrà sollecitare una risposta. In caso di richiesta di modifica da parte dell’ufficio acquisti, la figura commerciale di riferimento dovrà produrre una nuova revisione d’offerta, ed anche in questo caso la risposta andrà continuamente monitorata e, nel caso, sollecitata.
All’atto della conferma del cliente si dovrà predisporre il contratto e verranno coinvolti sia l’ufficio tecnico per l’eventuale progetto, sia l’ufficio acquisti e il magazzino per la reperibilità delle materie prime, sia la produzione per la fabbricazione e il confezionamento dell’articolo venduto.
A seguire dovrà essere di nuovo avvertito l’ufficio commerciale che dovrà prendere i contatti con il Cliente per l’evasione dell’ordine, ed infine verrà comunicato all’ufficio amministrativo che potrà essere generata e spedita la fattura. Quindi alla scadenza dovrà essere controllato da parte dello stesso ufficio se il cliente ha pagato la fattura.
Questo è un processo basilare per la maggior parte delle aziende, chi non farebbe queste attività ad occhi chiusi?
Tutto questo procedimento è stato sicuramente scritto da qualche parte in uno dei faldoni dove l’azienda custodisce quanto è necessario per le certificazioni di qualità, ma, una volta recepito, nella maggior parte dei casi si “naviga a vista” o per interposta persona, sperando che tutto funzioni correttamente. E che dire se chi doveva svolgere una di quelle attività quel giorno è in ferie oppure è malato?
Siamo sicuri che in definitiva tutto quello che è stato scritto possa servire a tenere quello specifico processo sotto controllo fino al miglior raggiungimento dell’obiettivo finale: vendere?
Per poter gestire tutto quello che serve per un controllo continuo del buon esito delle varie fasi non è sufficiente utilizzare un pezzo di carta su cui scrivere, o meglio, un ottimo gestionale, ma serve qualcosa di più: serve un’applicazione che ti tenga costantemente connesso con il mondo interno ed esterno all’azienda integrato in un unico processo pianificato, e questa applicazione è il BPM di Centro Software.
Il BPM Centro Software è ideale per monitorare ogni situazione gestendo collaborazioni, scadenze, avvisi, controlli e documentazione correlata necessarie per il corretto svolgimento delle attività e l’avanzamento dei processi.
In buona sostanza il BPM Centro Software mappa, documenta, esegue e controlla l’esecuzione delle attività pianificate dialogando, quando è necessario, con le procedure informatiche già presenti in azienda mantenendo la tracciabilità di tutte le attività svolte.
Nei prossimi articoli affronteremo l’analisi di processi più strutturati sia a livello generale che per specifiche tipologie di aziende.