La prima visita, dopo la richiesta di contatto, viene effettuata presso la sede del Cliente e, dopo una breve e sintetica intervista per capire l’esatta collocazione dei problemi sottoposti, vengono prodotte specifiche richieste per capire le esigenze attuali e future, come opera attualmente e con quali software e quali potrebbero essere i termini di miglioramento organizzativo e gestionale e soprattutto quali aree applicative sono parzialmente coperte o che l’attuale software non prevede. Infatti il nostro sforzo è quello di cercare di conoscere al meglio ogni singolo cliente, condividendo con lui problematiche e reali esigenze, durante tutta la gestione dei progetti che lo riguardano, in uno spirito di continua collaborazione e comunicazione, avendo come ultimo fine il suo più grande gradimento. Nel caso si tratti di una azienda di produzione, chiediamo di accompagnarci presso il sito produttivo per verificare e toccare con mano come avvengono i processi. In base alle indicazioni elaborate con la visita, viene programmata una dimostrazione del prodotto, nei moduli applicativi più rilevanti per il cliente, anche con dati e tipologie di prodotti simili a quelli commercializzati o prodotti dalla controparte. Durante la fase di dimostrazione, vengono evidenziate le criticità possibili sull'utilizzo dell’applicativo verificando le possibili modifiche o implementazioni per rendere lo stesso il più possibile compatibile alle esigenze del Cliente per fare in modo che il prodotto sia più fruibile e quindi più gradito. In seguito viene preparata, in collaborazione con i programmatori, un’analisi tecnica di massima di come le modifiche o le implementazioni richieste dovranno comportarsi, e che dovrà essere accettata preventivamente dal Cliente. A seguito dell’accettazione del contratto e dell’eventuale analisi tecnica, la Progres Informatica si predispone per le attività di installazione, formazione e personalizzazione della procedura ImpresaERP.

Nei casi di interventi particolarmente complessi, il progetto legato a personalizzazioni o implementazioni complesse, avviene effettuando una riunione, di un “Comitato guida” composta dal capo-progetto, da una persona del Cliente con adeguata conoscenza del tema in oggetto e con conoscenza delle problematiche aziendali relative all'esecuzione del progetto e con i programmatori interessati, sulla base dell’analisi tecnica già predisposta e accettata dal cliente. I tempi di intervento e di realizzazione sono predefiniti in fase di analisi tecnica e, generalmente, non si discostano molto dal consuntivo, per cui il Cliente, salvo rari casi in cui ci possono essere sovrapposizioni dovute a particolari emergenze, riesce ad essere soddisfatto nei tempi individuati in fase di offerta. Ogni programmatore, vista l’esperienza assimilata, si costruisce una “check-list” per poter testare le funzionalità richieste in modo abbastanza dettagliato, creando dati e situazioni ad hoc. Una volta superati questi test, viene predisposta l’installazione in teleassistenza in caso di modifiche di piccolo calibro, oppure presso la Sede del Cliente nel caso di implementazioni o personalizzazioni più complesse che hanno bisogno di un certo grado di istruzione e di formazione.

Questa funzionalità è molto importante, in quanto è indispensabile che il Cliente che ha acquisito il gestionale riesca nel più breve tempo possibile a camminare con le proprie gambe, ma soprattutto ad apprezzare l’utilizzo del prodotto, per evitare così “crisi di rigetto”. Viene quindi generata una “check-list” con tutte le attività da compiere durante la formazione, così che anche il personale non direttamente coinvolto nella formazione di quel Cliente possa condividere quello che è stato già predisposto e formato. Generalmente vengono pianificate delle mezze giornate di istruzione (o giornate nei casi di aziende più strutturate con vario personale dedicato per area applicativa) per non subissare gli utenti con tanta teoria e con poca pratica, per cui preferiamo innescare una certa area tematica e quindi, nell'intervallo tra due sessioni di formazione, il personale ha il tempo di effettuare delle prove per prendere familiarità con l’utilizzo e la “navigazione” all'interno del software.

Questa è la fase più complessa di tutto il nostro ciclo produttivo. Poter effettuare nel modo migliore questa attività di post-vendita, con grande soddisfazione della clientela, è fondamentale perché è l’attività di supporto che fa la differenza tra le software house. A tal proposito è stata attivata una procedura automatica con l’accesso della nostra clientela ad un portale specifico per l’inserimento e la tracciabilità dei “ticket” delle qualsivoglia richieste dei Clienti così che possano essere controllate in ogni loro fase di gestione. I supporti, le manutenzioni, le fasi di aggiornamento e di adeguamento delle procedure, nella maggior parte dei casi, avvengono principalmente con un software di teleassistenza scaricabile dal nostro sito internet, così che il nostro personale possa intervenire il più rapidamente possibile e senza costi aggiuntivi per il Cliente.