Agenzie di Rappresentanza
Le esigenze di una società che deve gestire più mandati di Agenzia (Società Agenti) sono varie e sono state tutte raccolte all’interno di questa verticalizzazione di ImpresaERP.
Le molteplici problematiche sono perlopiù collegate ad una tipologia di attività “non standard” in quanto il cliente è si quello che ordina la merce, ma la società di agenzia alla fine fattura direttamente al suo “fornitore” che risulta poi essere una delle aziende mandanti.
Quindi le verticalizzazioni si sono concentrate su
- Metodo di pagamento cliente: ogni azienda mandante può contrattare una specifica condizione di pagamento con ogni suo cliente.
- Listini Fornitori: ogni Fornitore pubblica il suo listino e questo è valido anche per tutti i suoi Clienti
- Inserimento ordine di merce ad azienda mandante: per ogni commessa cliente ad una certa azienda mandante sarà necessario creare un ordine separato con indicazione del cliente finale, in questo modo genererà automaticamente anche una commessa nei confronti del Cliente
- Evasione ordine azienda mandante: in questo caso, oltre ad evadere l’ordine di carico da azienda mandante verrà effettuata la definitiva chiusura anche della commessa cliente con creazione automatica delle provvigioni
- Calcolo provvigionale: gestione dei sub agenti con percentuale definita all’azienda e al subagente con percentuali diversificate per azienda mandante e tipologia cliente
Pagamento per Azienda Mandante
Perché ad ogni cliente venga attribuito una tipologia di pagamento diversa in base al fornitore a cui sta effettuando l’ordine è stato aggiunto un bottone a fianco del tipo di pagamento nella maschera della “Controparte” e più precisamente nella scheda “Condizioni Commerciali” della scheda principale “Dati Comm.li Cliente”.
Alla pressione del nuovo bottone comparirà la nuova maschera “Pagamento per azienda mandante” nella quale sarà possibile gestire i pagamenti per ogni azienda mandante.
Importazione Listino Fornitore da Excel
E’ possibile importare le quotazioni del listino fornitore da foglio Excel, sarà necessario quindi gestire un listino esistente oppure crearne uno nuovo.
Nel momento in cui si passa sulla scheda “Articoli” è presente un bottone che farà comparire la nuova maschera dove sarà possibile selezionare il foglio XLS da dove importare i dati, indicare il foglio dove sono presenti i valori e selezionare il fornitore MRP dopodichè premere il bottone con la freccia verde per importare i dati se sono nel formato corretto.
Il foglio Excel deve avere nella prima riga il nome dei campi e deve contenere almeno le colonne del Codice Articolo e del Prezzo Base. In presenza della colonna Codice Articolo Fornitore la verticalizzazione cercherà negli articoli quello con il “Codice Fornitore” indicato nella colonna, se non lo trova cercherà allora l’articolo per la colonna Codice per la modifica del prezzo.
Se durante l’operazione vengono riscontrati errori viene creato nella stessa cartella del file di importazione un file con estensione “log” che l’operatore potrà visionare per capire quali righe sono state scartate dall’importazione e per quale motivo.
Inserimento Ordine Azienda Mandante / Commessa Cliente
Quando si deve inserire un ordine si dovrà procedere inserendo l’ordine di acquisto da “Area ACQUISTI, MAGAZZINO, LOGISTICA”.
Il procedimento corretto è quello di creare il nuovo documento, impostare il fornitore al quale deve essere ordinata la merce; a questo punto è possibile collegare il cliente che ha eseguito l’ordine creando la “Commessa Cliente” premendo il bottone a destra del campo “Commessa”.
Nella maschera “Commessa” si dovrà solamente impostare il cliente e successivamente premere OK.
Dopo aver confermato la “Commessa Cliente” da collegare all’ordine di acquisto verrà automaticamente impostato il “Pagamento” sia sull’ordine di acquisto che sulla “Commessa Cliente” in base a quello indicato nei “Pagamenti Azienda Mandante” relativi al Cliente della Commessa; se non è previsto un pagamento per l’azienda verrà allora assegnato il pagamento presente sulla commessa ovvero quello base del cliente.
Ora è possibile continuare l’inserimento dell’Ordine di Acquisto e cioè l’inserimento degli articoli da ordinare. Completato l’inserimento sarà possibile cambiare lo stato dell’ordine portandolo a “Ordinato”, questa operazione copierà le righe in ordine anche nella “Commessa Cliente” e porterà in stato “Confermato” quest’ultima.
Ricezione DDT da azienda mandante
Nel momento in cui il fornitore ovvero l’azienda mandante comunica la consegna delle merce (tramite copia del DDT) sarà necessario registrare il DDT Fornitore da “Area ACQUISTI, MAGAZZINO e LOGISTICA”.
L’inserimento del documento avviene come per tutte le tipologie di documenti partendo dalla maschera riepilogativa “DDT Fornitore” premendo sul bottone , nella maschera che verrà visualizzata dovranno essere impostati data, numero del documento e fornitore.
Successivamente sarà possibile agganciare le righe d’ordine da evadere premendo il bottone corrispondente, si aprirà la maschera di selezione dove sarà possibile selezionare l’ordine che deve essere evaso.
Nella maschera una volta selezionato “Ordini” e premuto il bottone “Applica Sel.” Verranno evidenziati nella griglia “Dati Selezionati” tutti gli ordini ancora da evadere per il fornitore. Per facilitare la ricerca della “Commessa Cliente” associata all’ordine sono stati aggiunti in questa griglia le colonne relative alla commessa cliente collegata all’ordine di acquisto.
Selezionando l’ordine da evadere con un doppio click del mouse, tutte le righe ancora da evadere verranno visualizzate nella griglia sottostante dove sarà sufficiente premere il bottone OK per riportarle nel DDT.
Completato il DDT, nel momento in cui verrà impostato lo stato in “Definitivo” verrà registrata per il cliente della commessa associata all’ordine evaso una fattura fittizia che servirà per il calcolo delle provvigioni e per le statistiche, se l’operazione viene completata senza problemi verrà visualizzata un messaggio con i riferimenti della fattura cliente.
Riepilogo Maturazione Provvigioni
Nella griglia di “Riepilogo Maturazione Provvigione” sono state aggiunte le colonne relative il fornitore di acquisto, la data e il numero del DDT Fornitore con cui è stata caricata la merce; inoltre è stata aggiunta anche la colonna con la percentuale della provvigione.